区長日程表・都内特別区調査3/江戸川は毎日廃棄、渋谷・品川・目黒・板橋・中央・大田は1年以上保存

 杉並区の区長日程表が毎日廃棄されている問題で、22特別区の状況について引き続き報告する。31日までに、江戸川、品川、目黒、板橋、中央・太田・足立区からそれぞれ回答があった。このうち、毎日廃棄すると回答したのは江戸川のみで、あとは足立を除いて少なくとも1年間データを保管する旨回答した。足立区は保管期間は明答しなかったが、クラウド(外部のコンピュータ内にデータを保存する技術)で管理しており、基本的に廃棄はしないと理解できる解答だった。

・渋谷区 データをおおむね1年保存。規程はとくになし。
 
・品川区 文書取扱規程に基づき1年間保管。

・目黒 目黒区文書管理規程に基づき1年保存
  
・江戸川 毎日廃棄。特に規程なし

・板橋 板橋区文書管理規程に基づき、紙ベースの文書は案件終了後に随時廃棄、電磁的記録ファイルは1年間保存ののち廃棄。

・中央区 文書管理規程にもとづき随時廃棄。秘書室で日程を年度単位で管理、1年保存

・ 大田区 使用後随時廃棄。電子データは大田区文書取扱規定(平成10年3月31日訓令甲第5号)等に基づき1年保管。

・ 足立 マイクロソフトのクラウドサービスOffice365によって管理、運用している。スケジュールを必要に応じて紙に出力している。紙に出力したものは、適宜廃棄している。入力データについては、現クラウドサービスから変更等がなければ廃棄せず、根拠規程は定めていない。