区長日程表・議長予定表の「毎日廃棄」はやはり疑問だ/文書管理制度について総務課職員に聞く

 杉並区の区長日程表と議長予定表が、公文書であるにもかかわらず規程で義務づけられた管理・分類がなされておらず、それを口実として毎日廃棄されている問題で、筆者はきょう、文書管理を所管する総務課の職員に事情を聞いた。職員は明確な説明をすることができなかったが、廃棄要領をさだめた規程の42条の2項に、「保存を要しない文書等は、課長が随時廃棄する」との規程があり、これが日程表・予定表を毎日廃棄する根拠に使われている疑いがあることがわかった。

 しかし、仮にそうだとしても、規程をよめば、すべての公文書を管理して「随時廃棄」を含めて保管年限を定める義務があることにかわりがない。

 杉並区が作成している公文書の一覧(区政情報室で閲覧可能)のなかに、42条2項の「保存を要しない文書」の記載はない。つまり、いったいどんな文書が「保存を要しない文書」と分類され、「随時廃棄」されているのか、これでは部外者はまったく知りようがない。本当なら最低1年の保管をしなければならない文書なのに、「保存を要しない」と勝手に分類されて日々捨てられていたとしても不思議はない。

 公文書(規程の文言だと「文書等」)はすべて分類して管理せよというのが規程の趣旨ではないのか。「保存を要しない文書等」であっても、それが具体的になんという文書なのかを明確にして、分類・管理しなければならないのではないか。そうしないと、公文書が闇から闇に葬られかねないではないか。

 --筆者はそう意見をのべた。区議会に批判力が乏しいのが残念である。