杉並区、内規無視して「区長予定表」を「随時廃棄文書」指定か

 杉並区の「区長予定表」が保管されずに毎日廃棄されている問題で、内規で定めた「随時廃棄文書」の類型から明らかに外れているにもかかわらず、強引に「随時廃棄文書」とみなしている疑いが強まった。

 情報公開請求によって明らかになった「文書事務の手引き」によれば、文書管理の例外として1年未満の保存でよいとする「随時廃棄文書」について、こう定めている。

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【随時廃棄文書】
 随時廃棄文書とは、保存期間が1年未満の文書等で、その都度廃棄するものをいいます。随時廃棄文書には、次のようなものがあります。

ア 他機関からの軽易な通知文で、一定の期間を過ぎれば不要となる文書
イ 正式文書の写し等で保管する必要のないもの
ウ 礼状、挨拶状等
エ 図書や物品のあっせん通知
 
 課長及び係長は、事務室にある随時廃棄文書のうち個人情報の含まれる文書等はシュレッダーによる裁断処理を行うなど、適切な廃棄処理を行う必要があります。
 なお、文書管理システムは、保存年限が1年以上の文書等を処理の対象としているため、随時廃棄文書の文書管理システムへの登録は行いません。
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★文書事務の手引き(抜粋)PDF約3Mバイト

 文書管理をしなくてもよい、随時廃棄してよい公文書とは4種類。
1 他機関からの軽易な通知文で、一定の期間を過ぎれば不要となる文書
2 正式文書の写し等で保管する必要のないもの
3 礼状、挨拶状等
4 図書や物品のあっせん通知
 
 いったい、これのどこに「区長予定表」が入るのか。入りえるとすれば2の「正式文書の写し等で保管する必要がないもの」だろう。しかし廃棄されている区長予定表は原本であって、いったん廃棄してしまえばコピーすら存在しない。
 本来、文書分類表に記載し、最低1年の保存をすべき文書であるにもかかわらず、恣意的に「随時廃棄文書」にしてしまった疑いは濃厚だ。

投稿者: miyakatu

ジャーナリスト

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