杉並区秘書課、文書管理規程に違反して公文書廃棄か

 区長の日程表を毎日廃棄している――3月6日の予算特別委員会での秘書課長の答弁(山田耕平委員の質問。インターネットに公開されている録画で確認できる)に驚いた区民は少なくないはずだ。
 
 筆者もこの答弁に強い違和感を覚えた。公文書を適切に管理するのは区長をはじめとする公務員の義務である。そのための要領も明文化されているはずだ。なぜ毎日廃棄するなどということが可能なのか。
 
 取り急ぎ情報公開請求を行った。というのは、情報公開請求によって当面廃棄作業にブレーキをかけることができるからだ。毎日廃棄ということは、毎日情報公開請求をする必要があった。捨てないことが確認できれば一定期間時間をあけて請求することも可能だが――と情報公開室を通じて所管課(秘書課)に伝えたが、保管するとの回答がなかったのでしばらく「毎日請求」をつづけることになった。

 結果、一部の「予定表」が開示された。最初に行った開示請求は3月14日だったが、その時点で3月13日以前のものがすでに廃棄されていたことが確認できた。

 いったいなぜ、毎日廃棄などということが可能なのか。秘書課職員にただしたところ、おそるべき事実が判明した。文書管理規程では、すべての「文書等」は保存年限を定めて保存しなければならない。もちろん、区長予定表は「文書等」に含まれる。そして規程では、1年保存から長期保存まで5段階の保存期限に分類している。ところが、このどれにも「予定表」は入っていないというのだ。未分類のまま放置していたのだ。そして未分類であることをいいことに、毎日捨てることが可能だという独自の解釈をしているようなのだ。

★文書管理規程(PDF 3Mバイト)

 文書管理義務を意図的に怠り、破棄した疑いがある。

 なお議長の予定表(日程表)も似た扱いがされている疑いがでてきた。これについては取材中である。

投稿者: miyakatu

ジャーナリスト

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。

このサイトはスパムを低減するために Akismet を使っています。コメントデータの処理方法の詳細はこちらをご覧ください